Como configurar e-mails de saída e entrada
Podemos cadastrar servidores de saída e de entrada de e-mails no Odoo. Ao realizar este cadastro podemos vincular diferentes contas dentro do sistema para fazer o envio e o recebimento de e-mails dos clientes e fornecedores.
Algumas das ferramentas disponíveis são: o envio de XML das faturas para os clientes, envio de cotações e ordens de vendas e o recebimento de e-mails através dos e-mails de atendimento da empresa.
Existem três maneiras de utilizar os e-mails no Odoo:
Envio e Recebimento de e-mails:
É
cadastrada uma conta única de e-mails de saída e entrada configurada
como uma conta cathall. Esta conta irá administrar todos os e-mails que
são recebido e enviados ao Odoo. Uma conta de email catchall é um
endereço específico para receber todas as mensagens que são direcionadas
a um endereço de email de um domínio. Esta estrutura permite enviar
e-mails através de Apelidos dentro do Odoo. Cada apelido pode
representar um funcionário, uma área da empresa ou ainda algum projeto
ou grupo de suporte técnico.
Envio de e-mails no Odoo:
Existe
uma opção onde é possível cadastrar apenas um e-mail catchall de saída
para as interações do Odoo como por exemplo cotações, pedidos aos
fornecedores, tarefas nos projetos, dentre outros. Nesta opção deve-se
cadastrar apenas o Servidor de E-mail de Saída com os dados do provedor
de e-mail.
Sem catchall:
Não
explora as funcionalidades do Odoo. Utiliza a estrutura de e-mail com
contas individuais para cada funcionário. Se for escolhido manter a
configuração desta maneira, os e-mails dos funcionários não serão
incluídos no Odoo. Nesta opção apenas uma conta será vinculada ao Odoo,
por exemplo, vendas@empresa.com.br onde serão cadastrados os Servidores
de Entrada e Saída neste e-mail único.
Configurando servidores
Como usuário administrador, vá em Configurações ‣ Configurações Gerais e habilite a opção External Email Servers, escolher o Apelido do Domínio. As configurações em Incoming Email Servers (Servidor de E-mail de Entrada) e Outgoing Email Servers (Servidor de E-mail de Saída) dependem das configurações do provedor de e-mail. A seguir, um exemplo de configuração utilizando o servidor Gmail (opção utilizada e recomendada pela Trustcode).
Gmail
Para
contas que utilizam o Gmail como provedor criar um novo Servidor de
E-mail de Entrada e Saída e incluir as seguintes informações
Servidores de Entrada
Tipo de Servidor: Servidor POP
Nome do Servidor: pop.gmail.com
Porta: 995
SSL/TLS:
Nome do usuário e Senha da conta cathall
Servidores de Saída
Tipo de Servidor: Servidor SMTP
Nome do Servidor: smtp.gmail.com
Porta: 465
Segurança da Conexão: SSL/TLS
Nome do usuário e Senha da conta cathall
Importante!
Por padrão todas as mensagens recebidas são distribuídas pelo Odoo a
cada 5 minutos. É possível alterar este padrão em Ações Agendadas em Configurações ‣ Técnico ‣ Automação ajustar a ação agendada Mail: Fetchmail Service.
Apelidos de E-mail
Apelidos
são os endereços de e-mail internos do Odoo. Estes apelidos não existem
no provedor de e-mails porém o Odoo utiliza apelidos para filtrar os
e-mails recebidos através do endereço catchall e atribuir diferentes
ações para cada e-mail recebido. Podemos criar apelidos para diferentes
ações em diferentes módulos no Odoo, como por exemplo, CRM, Suporte
Técnico e Projetos.
Importante!
Atualmente caso seja enviado um e-mail para um Apelido que não esteja
cadastrado no Odoo, o sistema não tem como entender para onde repassar o
e-mail, portando ele não irá receber o e-mail.
CRM e Vendas
É
possível criar um Apelido de e-mail especifico para a área comercial
para que todo contato realizado através deste apelido crie um novo
prospecto ou uma nova oportunidade no módulo de CRM. Para realizar este
cadastro basta criar um novo Canal de Vendas ou editar um existente em CRM ‣ Configurações ‣ Canais de Venda. É
possível atribuir um apelido no campo correspondente, geralmente
utilizam-se endereços como comercial@empresa ou contato@empresa.
Apelidos de e-mails no Canal de Vendas do CRM
Ticket de Suporte Técnico
Uma
configuração similar é possível através dos grupos de Helpdesk. Desta
maneira, todos os e-mails enviados para o apelido de e-mail do grupo de
suporte irão criar tickets no módulo de Helpdesk. Para realizar este
cadastro basta editar um grupo de suporte em Helpdesk ‣ Configuração ‣ Configurações. Geralmente utilizam-se endereços como me-ajuda@empresa ou atendimento@empresa.
Apelidos de e-mails no Helpdesk
Tarefas e Projetos
Pode-se
atribuir apelidos de e-mails para projetos específicos. Desta maneira,
todos os e-mails enviados para o apelido de e-mail do projeto irão criar
tarefas correspondentes. Para realizar este cadastro basta editar um
projeto Projeto ‣ Configuração ‣ Configurações e atribuir um apelido no campo correspondente. Geralmente utilizam-se endereços com o nome do projeto ou cliente.
Apelidos de e-mails em um novo Projeto
Importante!
Todos os Apelidos criados automaticamente ou manualmente podem ser gerenciados em Configurações ‣ Técnico ‣ E-mail ‣ Apelidos.
É possível alterar as configurações de apelidos existentes e também
criar novos apelidos. Vale lembrar que podem ser cadastrados diversos
apelidos para uma mesma ação, para casos onde os nomes podem ser
confundidos, como por exemplo venda ou vendas, onde dois apelidos
realizam a mesma ação dentro do Odoo.